Друк

Строки зберігання документів з охорони праці

У діяльності навчального закладу створюється значна кількість документів з питань охорони праці, які мають різні строки зберігання. Крім того, через свою соціальну значущість та з інших визначених законодавством причин експертні комісії архівних установ можуть змінювати строки зберігання документів. Розглянемо вимоги до визначення строків зберігання документів з охорони праці

Ключові слова:

документація з охорони праці; строки зберігання; групи організацій; архівна установа; Національний архівний фонд; експертно-перевірна комісія

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання або для знищення.

Перелік № 578/5 містить типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних органами державної влади та місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Перелік № 578/5 побудовано за функціональним принципом. Тобто його главами є найменування функцій (напрямів діяльності) організації. Серед таких функцій — управління охороною праці, створення роботодавцем безпечних умов праці.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! 

Статті Переліку № 578/5 використовують під час складання номенклатури справ як окремих підрозділів, так і організації. Він містить не заголовки конкретних справ, а види документів.

Групування документів

У номенклатурі справ навчального закладу залежно від обсягу документів, що створюються, документи кількох статей Переліку № 578/5 можуть або бути згруповані в один заголовок, або навпаки: документи, які у Переліку № 578/5 зазначені в одній статті, можуть бути розділені на дві й більше справ.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Згрупувати в одну справу документи з різних статей можна лише у разі, якщо для них встановлено однаковий строк зберігання. Тобто не можна поєднувати в одній справі документи, що мають постійний строк зберігання, з документами, що мають тимчасові строки зберігання.

Документи з питань охорони праці виокремлено у Переліку № 578/5 окремими пунктами. Пункт 5.5 «Охорона праці» у главі 5 «Трудові відносини» містить 57 статей, якими передбачено строки зберігання для певних видів документів з питань охорони праці, що можуть створюватися в організації.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! До Переліку № 578/5 внесено такі нові види документів, які не були передбачені раніше чинними нормативними документами:

  • комплексні плани вдосконалення умов охорони праці і санітарно-оздоровчих заходів;
  • плани заходів (угод) з поліпшення умов праці та документи (акти, довідки) про їх виконання;
  • протоколи про порушення санітарних норм про накладення штрафу за порушення санітарного законодавства організацією, посадовими особами державної санітарно-епідеміологічної служби.

Вимоги до строків зберігання документів

Пунктами 2.3-2.5 Переліку № 578/5 встановлено, що строки зберігання документів залежать від того, до якої з двох груп належить організація:

  • перша група — організації, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (далі — НАФ; як правило, до цієї групи належать державні органи, державні та комунальні підприємства, які відіграють важливу роль в економіці відповідного регіону);
  • друга група — організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ (до цієї групи належать підприємства, що виконують допоміжні, обслуговуючі функції, а також переважна частина підприємств з недержавною формою власності).

Кожна організація протягом першого року після створення має звернутися до державного архіву чи архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради, у зоні комплектування яких вона перебуває, з метою визначення, до якої з двох груп її буде віднесено. Визначає групу відповідний державний архів — державний архів області, міста Києва, у зоні комплектування якого перебуває організація.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Строки зберігання документів з питань охорони праці залежать від того, до якої групи належить організація.

Відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (далі — Правила № 16), строки зберігання документів, що утворюються в організаціях, поділяються на три основні види:

  • постійний;
  • тривалий (понад 10 років);
  • тимчасовий (до 10 років включно).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Строки зберігання документів, встановлені у Переліку № 578/5, є мінімальними, скорочувати їх не можна. Але збільшувати строк зберігання певних видів документів можна, якщо така потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Постійний строк зберігання

У Переліку № 578/5 документи розміщені за ступенем їх значущості. Найважливіші документи організацій першої групи підлягають постійному (довічному) зберіганню, а тому в статтях Переліку № 578/5 для них встановлено строк зберігання «Постійно». Досить часто такі документи створюються у діяльності міністерств, інших органів виконавчої влади. Дія цих документів поширюється на установи, що належать до сфери їх управління або мають міжгалузевий характер. Як правило, в організаціях другої групи такі документи зберігаються до ліквідації організації.

Тривалий строк зберігання

Частина документів з питань охорони праці належить до так званих соціально значущих, тобто документів, що містять інформацію про конкретних працівників організації, їх роботу з такими умовами праці або на таких посадах, які впливають або можуть вплинути на встановлення надбавок, підвищень, пільгових пенсій, надання інших пільг чи цільової грошової допомоги. А тому вони мають тривалий (понад 10 років) строк зберігання (див. табл.).

Перелік документів з питань охорони праці, що мають тривалий строк зберігання

Види документів

Строк зберігання документів

Списки працюючих на виробництві із шкідливими умовами праці (ст. 444)

75 р.

Табелі, наряди працівників, які задіяні на роботах з шкідливими умовами праці (ст. 445)

75 р.

Документи (протоколи, довідки, висновки) про шкідливі умови праці, травматизм, професійні захворювання (ст. 446)

75 р. ЕПК

Документи (акти, висновки, протоколи, аварійні картки) про розслідування причин аварій та нещасних випадків на виробництві (ст. 453)

45 р. ЕПК (пов’язані із значними матеріальними збитками та людськими жертвами — постійно)

Акти розслідування професійних захворювань та отруєнь (ст. 458)

45 р. ЕПК

Журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків (ст. 477)

45 р. після закінчення журналу

Журнали обліку професійних захворювань (отруєнь) (ст. 478)

45 р. після закінчення журналу

Примітка. У дужках вказано посилання на статті Переліку № 578/5, таблицю складено на основі цього переліку.

До тривалого строку зберігання також належать документи, для яких Переліком № 578/5 встановлено строк зберігання — «До ліквідації організації». Такий строк мають основні види документів, які створюються в організаціях другої групи. Строк «До ліквідації організації» означає, що документи безстроково зберігаються в архіві організації, а у разі ліквідації її підлягають повторній експертизі цінності. За результатами експертизи документи передають за описами справ до місцевих архівних установ (зазвичай до трудових архівів), створених органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до НАФ.

Тимчасовий строк зберігання

Інші документи з питань охорони праці мають тимчасові строки зберігання — від 1 до 10 років включно. Низка статей Переліку № 578/5, що встановлюють для документів тимчасові (до 10 років включно) строки зберігання, також містить позначку «ЕПК».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Позначка «ЕПК» означає, що частина таких документів може мати культурне значення і, після проведення експертизи їх цінності, повинна вноситися до НАФ.

Обчислення строків зберігання

Строки зберігання документів обчислюють із 1 січня року, який іде за роком завершення їх у діловодстві (п. 2.10 Переліку № 578/5). Розглянемо на прикладі обчислення строку зберігання Журналу реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків.

Приклад обчислення строку зберігання Журналу реєстрації працівників, потерпілих від нещасних випадків

Якщо справа завершена у діловодстві у 2012 році (незалежно від дати її завершення), то обчислення строку зберігання починається з 01.01.2013. Так, приміром, Журнал реєстрації працівників, потерпілих від нещасних випадків, закінчений у 2012 році, для якого встановлено 45-річний строк зберігання, має зберігатися в архіві установи до 2057 року включно і може бути знищений за актом лише після 01.01.2058.

Для документів, не передбачених Переліком № 578/5, строки зберігання визначають на підставі їх вивчення експертною комісією (далі — ЕК), що створюється у кожній організації.

+

ЕК має погодити визначені строки з ЕПК відповідного державного архіву. Організації, у діяльності яких не створюються документи НАФ, погоджують строки зберігання документів з ЕК органу вищого рівня, якщо він є (пп. 3.1.17, 3.1.24 Правил № 16). Якщо ж органу вищого рівня немає, то строк зберігання встановлює ЕК організації. У такому разі, радимо, щоб ЕК організації з метою якнайповнішого врахування вимог архівного законодавства проконсультувалася з ЕПК державного архіву, у зоні комплектування якого перебуває організація, незважаючи на те, що такої прямої норми нормативно-правовими актами не передбачено.

 

                         Підготував начальник відділу праці П.В. Борцов