Письмові звернення

Друк

порядок розгляду письмових звернень громадян у виконавчому комітеті Токмацької міської ради

Розгляд письмових звернень громадян у виконавчому комітеті Токмацької міської ради здійснюється відповідно до Закону України „Про звернення громадян”, Указу Президента  від 07.02.2008 № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на  звернення до органів державної влади і місцевого самоврядування» , Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348 (зі змінами та доповненнями), Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24.09.2008 № 858 (зі змінами та доповненнями) .

Звернення, що надійшли  до виконавчого комітету, реєструються у секторі по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету  у день надходження  згідно із Класифікатором звернень громадян.

            При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп сектору по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.

            У разі особистого подання письмового звернення до виконавчого комітету , на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.

 Облік письмових звернень здійснюється сектором по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету в підсистемі «Звернення громадян» в журналі реєстрації письмових звернень.

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

 У разі повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішене по суті, міський голова згідно з чинним законодавством може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується юридичним відділом виконавчого комітету міської ради.

            Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, виконавчим комітетом не розглядається, про що сектор по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу повідомляє заявника у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до виконавчого комітету.

Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.

 Проекти резолюцій щодо розгляду звернень готує головний спеціаліст сектору по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради та передає екземпляр картки звернень громадян у друкованому вигляді (реєстраційно – контрольна картка) разом з матеріалами відповідних звернень на розгляд міському голови або його заступнику, що виконує  обов’яки на час відсутності міського голови із поважних причин.

Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати – героїня» розглядається міським головою особисто.

 Міський голова або його заступник, який виконує обов’язки на час відсутності міського голови з поважних причин, розглядають та підписують проект резолюції щодо розгляду звернення безпосереднім виконавцем протягом трьох календарних днів з дня отримання звернення на розгляд та несуть особисту відповідальність за дотримання вищезазначеного терміну. Після розгляду відповідним керівником звернення протягом робочого дня передається до сектору по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету.

 У разі відсутності керівника, до компетенції якого належить розгляд звернення, таке звернення розглядається іншим керівником, який виконує його функції згідно із взаємозамінністю повноважень.

 Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень облдержадміністрації, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до виконавчого комітету, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

 Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії, чи рішення яких оскаржують ся.

Підготовку матеріалів для відправки звернень на розгляд відповідальним виконавцям, відповідно до резолюцій керівництва виконавчого комітету , та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює сектор по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету .

 Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

            Керівники структурних підрозділів виконавчого комітету систематично вживають необхідних заходів щодо скорочення фактичних термінів розгляду звернень в структурних підрозділах, які вони очолюють.

 Звернення вважається таким, що перебуває на контролі у виконавчому комітеті, якщо у резолюції відповідного керівника виконавчого комітету, що розглядав звернення, надано доручення поінформувати про результати розгляду звернення виконавчий комітет або цього керівника особисто.

 За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі у виконавчому комітеті, письмова відповідь заявникам та інформація керівництву виконавчого комітету міської ради надається за підписом керівників структурних підрозділів виконавчого комітету, яким доручено розгляд звернень, та до повноважень яких входить вирішення порушених у зверненнях питань.

 За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в органах вищого рівня, відповідь заявникам та проекти інформацій до обласної державної адміністрації та інших центральних органів влади готується та візується керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету  згідно із резолюцією, за підписом тієї посадової особи виконавчого комітету, якою надавалося доручення щодо розгляду звернення.

 Інформація голові облдержадміністрації, Народним депутатам України за результатами розгляду звернень громадян готується виключно за підписом міського голови або заступником, який виконує обов’язки міського голови на час його відсутності з поважних причин.

 Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про …» та шанобливе звернення з використанням імені та по – батькові заявника – «Шановний (а) …!» . У разі, якщо ім’я та по – батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника  - «Шановний пане (пані)…!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».

 У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою посадової особи, що надала доручення щодо розгляду звернення, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.

 Інформація про результати розгляду звернень, що перебувають на контролі у виконавчому комітеті разом із підписаною відповідною посадовою особою копією відповіді заявнику або проектом відповіді відповідного керівника виконавчого комітету заявнику та матеріалами звернення надаються структурним підрозділом – відповідальним виконавцем та зверненням до сектору по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету.

 Сектор по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету протягом робочого дня передає проекти відповідей заявникам та інформацій на вищі органи влади, які підготовлені відповідальними виконавцями за зверненнями, разом з матеріалами звернень для підписання.

            Протягом трьох робочих днів з дня отримання сектором по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу інформація про результати розгляду відповідальними виконавцями за зверненнями громадян разом з копіями відповідей заявникам, надається відповідним керівникам виконавчого комітету для зняття відповідних звернень з контролю.

            Після розгляду звернень протягом одного робочого дня матеріали звернень повертаються до сектору по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету.

            Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які прийняли рішення про постановку на контроль відповідного звернення, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.

 У разі необхідності відповідна посадова особа може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений законодавством термін.

 Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно – контрольної картки повертаються до сектору по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

 Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’яти років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.