Друк

ПОРЯДОК проведення особистих прийомів громадян у виконавчому комітеті Токмацької міської ради

  1. Організація особистих прийомів громадян у виконавчому комітеті Токмацької міської ради здійснюється  відповідно до Закону України „Про звернення громадян”, Указу Президента України від 07.02.2008 р. № 109 / 2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування».
  2. Прийом у виконавчому комітеті Токмацької міської ради проводиться міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів влади, керуючим справами виконкому – заступником міського голови відповідно до функціонального розподілу обов’язків, з питань, які належать до повноважень виконавчого комітету, не рідше двох разів на місяць.
  3. Прийом громадян міським головою проводиться в каб. № 1 на першому поверсі адміністративного будинку  за адресою : м. Токмак, вул. Центральна 45.
  4. Прийом Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати – героїня», проводиться першочергово, особисто міським головою або, під час його відсутності , виконуючим його обов’язки заступником, якщо заявник не бажає звернутия до іншої посадової особи.
  5. Прийом громадян проводиться згідно із затвердженим графіком, за попереднім записом заявників. Графік прийомів громадян затверджується окремим розпорядженням міського голови.
  6. Графік прийомів довідиться до відома громадян шляхом оприлюднення на офіційному веб – порталі виконавчого комітету, в газеті КП  «Газета «Наше місто Токмак» та розміщується на інформаційному стенді біля кабінету прийому громадян.
  7. Попередній запис на прийом до міського голови здійснюється головним спеціалістом сектору по роботі із зверненнями громадян організаційного відділу виконавчого комітету.
  8. Під час попереднього запису на прийом відповідальний працівник організаційного відділу виконавчого комітету, що здійснює попередній запис н а прийом, з’ясовує прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання громадянина, контактний телефон (якщо такий є), суть питань, з якими громадянин бажає звернутися до міського голови.
  9. За необхідністю також підлягає вивченню така інформація:

до яких органів виконавчої влади або місцевого самоврядування попередньо звертався громадянин і які були прийняті рішення;

документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).

У разі бажання записатися на прийом зі спільним питанням групи громадян вищезазначена інформація у повному обсязі з’ясовується у контактної особи, яку самостійно визначають громадяни. В інших представників групи підлягають з’ясуванню виключно прізвище, ім’я та по батькові.

      Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, які не стосуються обставин звернення.

 

  1. У разі необхідності відповідальний працівник організаційного відділу надає допомогу громадянину у визначенні посадової особи виконавчого комітету, до якої необхідно звернутися на прийом відповідно до специфіки питання, яке порушує громадянин, та компетенції відповідних посадових осіб.
  2. Відмовляється у записі на прийом тим громадянам, які бажають звернутися до міського голови з питанням, розгляд якого було попередньо припинено виконавчим комітетом відповідно до ст.. 8 Закону України «Про звернення громадян».
  3. У разі, якщо прийом громадян міським головою  ради не може відбутися за графіком через поважні причини, керуючий справами – заступник міського голови інформує про це відповідальну особу організаційного відділу, але не пізніше ніж один робочий день до дня проведення прийому за графіком.

      Відповідальний працівник організаційного відділу виконавчого комітету оперативно сповіщає громадян, яких було записано на цей прийом, про його перенесення (відміну).

 

  1. У разі відсутності відповідної посадової особи виконавчого комітету прийом може проводити інша посадова особа, яка заміщує відповідну посадову особу виконавчого комітету.
  2. При проведенні прийомів поза графіком черговість попереднього запису до відповідної посадової особи виконавчого комітету зберігається з урахуванням громадян, які були попередньо записані не прийом, що не відбувся через поважні причини.
  3. Відповідальний працівник організаційного відділу виконавчого комітету готує списки громадян, що записалися на прийом до міського голови та не пізніше, ніж за годину до прийому та передають ці списки міському голові для ознайомлення.
  4. Під час проведення прийому громадян міський голова, для забезпечення кваліфікованого вивчення поставлених відвідувачем питань за необхідністю залучає до участі в прийомі заступників міського голови, працівників відповідних структурних підрозділів виконавчого комітету.
  5. Під час проведення прийому громадян у заявника можуть бути витребувані документи, що засвідчують його особу або наявність повноважень на представництво інтересів іншої особи (групи осіб).

Відсутність такого документа, згідно з вимогами статті 5 Закону України «про звернення громадян» , може бути підставою для відмови у прийомі.

 

  1. Присутність під час спілкування посадової особи виконавчого комітету із заявником сторонніх осіб, що не запрошувалися та не мають відношення до розгляду питань згідно з попереднім записом, не допускається.
  2. У разі, якщо порушене громадянином питання неможливо вирішити безпосередньо у ході прийому через складність і необхідність додаткового вивчення, заявникові рекомендується написати заяву та викласти зміст питання в письмовому вигляді.
  3. Подані громадянами на особистому прийомі звернення реєструються, обліковуються та розглядаються відповідно до Порядку розгляду письмових звернень громадян у виконавчому комітеті Токмацької міської ради.
  4. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

 

  1. Головний спеціаліст сектору по роботі із зверненнями громадян

організаційного відділу виконавчого комітету:

22.1.        забезпечує, згідно із дорученням керівництва виконавчого комітету, підготовку

матеріалів для відправки на розгляд звернень, поданих на прийомі, структурним

підрозділам виконавчого комітету міської ради та іншим органам, установам, організаціям, до повноважень яких належить вирішення питань і прийняття в зв’язку з цим відповідних рішень;

22.2.        здійснює оперативний контроль за дотриманням відповідальними виконавцями   

термінів розгляду звернень, що згідно з резолюціями керівництва виконавчого комітету потребують подання інформації в виконавчий комітет;

22.3.        здійснює систематичний аналіз, узагальнення поданих на прийомах звернень

громадян.

    

      23.       Рішення про зняття звернень з контролю приймають посадові особи, які

                  прийняли рішення про контроль, шляхом накладання резолюції «До справи»

                  на інформації про результати розгляду звернення.

      24.       Звернення, що були подані на прийомі, після їх вирішення з усіма документами

                  щодо їх розгляду і вирішення повертаються до сектору по роботі із

                  зверненнями громадян  організаційного відділу виконавчого комітету для

                  централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у

                  виконавців забороняється.